同人誌委託先書店等から売上未入金が長期間続いた場合の催促方法

同人誌などを委託した先から連絡が途絶えたり、入金がなかったりという事態は委託先を増やすと遭遇することがあります。
未入金額が小銭程度なら諦めた方が労力的に良さそうですが、数万円以上が見込まれる場合はそうも言ってはいられません。

以下、文例を置いておくので適当に改変して使ってみてください。

※効果の保証はいたしかねます
※関係が悪化したり訴訟沙汰に発展しても当方は責任を負いかねます

文例1

件名:売上の振込状況と委託残数の確認のお願い

本文:
(会社名 担当部署) 御中

サークル番号:****
(サークル名)

お世話になっております、(サークル名)の(本名苗字)です。

YYYY/MM/DDの振込を最後に、売上の振込及び販売部数(委託残数)の確認ができておりません。

お忙しい中お手数おかけしますが現在把握している期間まででかまいせんので、
売上の振込及び、販売部数もしくは委託残数の資料の送付をお願いします。
(販売部数や残数の資料の形態はどんな形でもかまいません)

また、期限が短くて申し訳ありませんが、【YYYY/MM/DD】までに何らかの返信をお願いします。
(遅れる場合や対応が難しい場合はその旨をご返信ください)

以上


(本名苗字)
(電話番号)
(メールアドレス)

ポイントしては

  • 特定に必要な情報を相手に伝える(サークル番号、未入金期間など)
  • 現在の状況を手短に説明する、長くても3行以内240字程度
  • いきなり全ての要求を突き付けるのではなく、最初は現状把握を目的にする
  • 連絡先などの署名をメール文末に入れる
  • 期限を区切る、1~2週間程度が良さ気、曜日も入れた方が良いかも

担当者が分っている場合は「会社名 担当部署 担当者 様」にした方が良いでしょう。
まあ、一般的なビジネスメールの文章です。

いきなり喧嘩腰な文面だと相手の対応する気力を削いでしまうかもしれないので、ここは感情的にならず淡々とした文面を心掛けた方が良いでしょう。

また、今回のような状況はメールを送る時間帯も重要です。

音沙汰がなくなっている場合は、業務過多で見落とされる可能性も高いため、担当者がメールをチェックしていると思われる時間帯を把握する必要があります。
過去にメールのやりとりがある場合は、送信時間から割り出しましょう。
深夜など一般的な会社の業務時間外に送信されている場合は特に注意が必要です。

文例2

次はそれでもメールの返信がなかった時の催促方法です。

 

件名:【再送】売上の振込状況と委託残数の確認のお願い

本文:
〇〇担当 御中

お世話になっております、(サークル名)の(本名苗字)です。

(前回のメールの送信日時)に同件名のメールをお送りしたのですが、
まだ返事を頂けておりません。

【YYYY/MM/DD】までに何かしらの返信をお願いします。

以上

________________________________________
(↓前回のメール引用)

ここでのポイントは

  • 件名に【再送】などを入れる
  • 本文はなるべく短い催促文章にとどめる、長ったらしくなるので署名は省略する
  • 期限を区切る(催促なので3営業日~1週間程度)
  • 返信や転送機能で前回のメールを引用して下にくっつける
  • メールの優先度設定を「高」にする

相手に落ち度があるとはいえ、感情的になって文面を荒げてはいけません。
とはいえ、ある程度の威圧感を与える必要もあるので、ここは必要な事項だけをピックアップした事務的な文章でいってみましょう。

ちなみにメールの優先度設定を「高」にするについては、相手がGmailクライアントを使っている場合は効果がないのでおまじない程度に考えておきましょう。
Gmailではメールの優先度設定は無視されるようなので…

Gmail での重要マーク – Gmail ヘルプ
https://support.google.com/mail/answer/186543?hl=ja

文例3

再送を2~3回繰り返しても、それでも返信がなかった場合はそろそろ強めの言い回しを使うべきでしょう。

※文例は1回反応はあったものの再び連絡が途絶えた時の文面です

件名:【催促通知】 Re: 売上の振込状況と委託残数の確認のお願い

〇〇担当 ■■様

(サークル名)の(本名苗字)です。

MM/DDに前年分の売上表をお送りいただきましたが、
YYYY年分の売上表と、前年分を含めた売り上げの振り込みの状況はどうなってますでしょうか。

MM/DD現在、入金は確認できておりません。

YYYY年分の売上表の送付、及び入金予定日を教えていただけますでしょうか。

以上
________________________________________
(↓前回以前のメール引用)

ここの段階でもポイントは

  • 件名に【催促】等を入れる、さらに再送する場合は段階が進んだ【督促】にする
  • 期限を指定しても返答がなかったので期限は書くだけ無駄、「至急ご連絡ください」的な一文を入れても良いかも
  • 文面を極力短くして威圧感を出す
  • 文面から「お願い」のニュアンスを消す

既にブチ切れても許されると思われる状況ですが文面を荒げてはいけません。
2~3日おきに淡々と催促するのみです。

これでも返答がなかった場合は電子メールでは埒が明かないので、物理的なメールの段階に進み、それでも動きが無いようなら諦めるか訴訟手続きに進むしかないでしょう。

流れとしては、「督促状(配達記録or簡易書留)→最終通告書(内容証明)→訴訟手続き」になるでしょうか。
これ以降の書き方は弁護士事務所とかのサイトに載っているものを参考にしてください…

ちなみに…

これ、要所はぼやかしていますが実際にやりとりに使ったメール文面です

途中で部分的な売上表の送付はあったものの、その後にまた音沙汰がなくなったので催促通知のメールを2回送っています。
その後、催促2回目の翌日の日付が変わる前くらいの時間帯に入金通知がありました(今は銀行振込がほぼ24時間対応になったので入金タイミングが判る)。

次来なかった物理メールを送ろうとしていたので、無駄な出費が発生しない段階で終結したので良かったのでしょうか。

未入金およそ1年、メールのやりとりはおよそ4か月近くに及びました…
(どことのやりとりかは詮索しないでください… なおこれ以降の委託は取り止めています)

参考にしたもの

クレジットカード会社等からの未入金通知メールや郵便物